Por qué documentar decisiones de diseño ha transformado mi forma de trabajar en equipo

Como diseñador web, he aprendido que una parte clave del éxito en cualquier proyecto digital no es solo cómo se ve el producto final, sino cómo se llegó hasta ahí. A lo largo de los años, trabajando junto a desarrolladores, product managers y otros diseñadores, me di cuenta de que muchas veces las decisiones que tomamos se olvidan o se cuestionan tiempo después. Y es ahí donde la documentación de diseño se convierte en mi mejor aliada.

¿Por qué agregamos esta funcionalidad?

Hace poco, uno de los desarrolladores del equipo me preguntó por qué cierta tabla del sistema tenía una columna que no se había discutido explícitamente. Mi respuesta inmediata fue revisar el documento de decisiones de diseño, donde había dejado registrada la razón: esa columna permitiría a los usuarios identificar fácilmente quién había creado cada entrada, lo que facilita la trazabilidad y mejora la comunicación interna. Este simple registro me ahorró tener que justificar todo desde cero.

La documentación de diseño es una herramienta poderosa

Para mí, un documento de decisiones de diseño es como un diario técnico donde anoto cada decisión importante que tomamos durante el proceso de diseño web. Desde por qué elegimos dividir un formulario en varias pantallas, hasta la razón detrás del uso de un modal o un componente específico.

Pero no solo registro el “qué”, sino también el “por qué”. Porque cuando alguien del equipo –o incluso alguien fuera de él, como el equipo de atención al cliente o el CEO– tiene dudas, ese documento me permite explicar con claridad y fundamentos sólidos cada paso dado.

Mejor comunicación = mejores resultados

Uno de los hábitos que he incorporado es comunicar cada cambio que realizo en el documento. Apenas se toma una decisión en una reunión o sesión de trabajo, lo actualizo y comparto un breve resumen por Slack o Meet. No hace falta escribir un ensayo, algo como:

“Hola equipo, actualicé el documento de decisiones. Añadimos un componente de búsqueda en la tabla para mejorar la experiencia del usuario al encontrar datos rápidamente.”

Este tipo de comunicación mantiene a todo el equipo alineado y evita malentendidos.

Mantener limpio el documento es clave

Un error común que cometí al principio fue dejar el documento lleno de información obsoleta. Eso solo crea confusión. Por eso, ahora me aseguro de mantenerlo actualizado, eliminar lo que ya no aplica y estructurarlo bien. Un documento limpio es fácil de consultar y se vuelve una herramienta práctica en el día a día.

Las mejores prácticas también se documentan

Muchas veces tomo decisiones basadas en estándares de la industria y no necesariamente en una necesidad puntual del proyecto. Por ejemplo, si hay varias opciones para elegir, prefiero usar botones de opción (radio buttons) en lugar de un menú desplegable, porque es más claro para el usuario. Registrar este tipo de elecciones evita discusiones innecesarias y agiliza el flujo de trabajo.

¿Y el impacto de lo que diseño?

Una de las partes más interesantes es que este tipo de documentación me permite conectar las decisiones con métricas. Si implementamos un cambio pensando en reducir el tiempo de búsqueda del usuario o mejorar la conversión, puedo medir si realmente funcionó. Así, el diseño deja de ser solo una cuestión estética y pasa a ser una herramienta estratégica.

En resumen

Documentar las decisiones de diseño no solo me ha hecho más organizado, también me ha dado mayor confianza para defender mis ideas y ha mejorado la colaboración con el equipo de desarrollo. En proyectos de diseño web colaborativos, esta práctica se ha convertido en una pieza clave para lograr productos más coherentes, funcionales y alineados con las expectativas de los usuarios.

Cristian Soria.